作为化妆品公司一个重要的后勤保障部门,配送中心承担着为整个公司上百家门店配送货品的重任。每一周,我们都要给各家门店配送一次常规要货,总的配送货量会有上万件。每周配送结束,我们都要例行盘点,如果发现货品有差异,就要从上百家门店的配送单据中去找到出错的线索,这非常困难。所以,配送的准确度对于我们部门而言非常重要,大家对于发现的商品差错也都很关注,会尽可能地去找出差错源头。
前不久,我和搭档马二姐就发现了棉柔巾出现的离奇差异。有几家门店接到我们领导通知,需要退回一些棉柔巾备用。这批退回的棉柔巾都是各家门店分别打包好的。我和搭档马二姐负责清点这批退回来的棉柔巾,这是一件再平常不过的工作了,而且相比之下棉柔巾清点起来比商品更容易,更简单,所以,我们没有觉得这次的清点工作有什么特别之处。按照常规的工作程序,先把所有退回的棉柔巾依所属的门店分开,再逐一清点。确认了各门店退回的数量,再挨个检查每一包棉柔巾的包装是否完好、外观有无变色等质量情况,符合入库条件的就正常收取入库,不符合的就返还所属门店。一套常规的操作下来,这批退回配送中心的棉柔巾没有花费太多的时间就完成了清理。
为了验证我们在处理过程中的数据准确性,清理完这批退库的棉柔巾之后,我向开票同事花姐查询了当前的库存数据,与清点完后的实物数据核对是否一致。可核对的结果却令我和搭档马二姐感到不解,竟然少了一包!难道是我们哪个环节出错了?仔细回顾整个清点过程,每一家门店的退货数量都是先经过我们两人确认了的,实退数量与系统退货单据一致的。那会不会是操作过程中数据处理错了?我们立刻登录电脑,逐一去检查了每一张退货单据的后台数据,结果显示都与单据上的数据处理相符,没有问题。那又会不会是实物返给门店的数不对呢?我们又去逐一核对各家的返货数,结果也没有问题。这就奇怪了!我又再次清点了现有的实货数量,确实是与库存数相差一包。问题出在哪里呢?马二姐立即去找到了负责盘点数据的田菊,询问清点这批退货之前的棉柔巾盘点数是否有差异。结果是,清点退货前的盘点数是账实一致的。这就说明问题出现在我们清点这批退货的过程中,可究竟是哪里出问题了呢?
我们又从头把整个清点过程捋了一遍,分析了每一个可能出错的环节,最后在最不经意的地方发现了问题。原来,清理完所有的退库棉柔巾之后,我们打算用原装箱把这些符合入库条件的棉柔巾重新打包,在翻箱的过程中,有一包被留在了门店退回的纸箱当中,而不经意间这个纸箱又被放在了我们循环利用的纸箱堆里面。就是这样稍不留神,闹出了这一出乌龙。虽然最终的结果是我们找到了这少的一包棉柔巾,但回顾整个查找这一包棉柔巾的经过,所花费的时间与精力却远超之前我们清点的过程。这就让我们明白了为什么领导时常要提醒我们注意细节,要求我们的每一步操作都需要做到细致准确。所谓千里之堤溃于蚁穴,问题往往就发生在最容易被我们忽略的小微之处,值得我们去思考。
(化妆品配送中心 吴多义/文)